پیشگفتار (3)

شیوه­ی «راه رفتن» را همه می‌دانند امّا اگر كسی در آغاز «پیمایش» بتواند «مسیر» خود را پیش‌بینی نموده و «كوتاه‌ترین» «هموارترین» و «بهترین» راهِ ممكن را برای رسیدن به مقصد برگُزیند، هم «زودتر» از دیگران خواهد رسید و هم اینكه نیروی «كمتری» به‌كار بُرده و در این «رفتن» و «رسیدن»، از «لذّت» بیشتری نیز بهره‌مند گردیده است. یادآوری این نمونه برای این بود که بدانیم اگر در نگارش و بیان خود نیز، دقَّت و تمرکُز بیشتری را به­کار گیریم و بدانیم «بیان و نگارش مناسب»، همیشه راه رسیدن به هدف نهایی را هموارتر می­سازد حتماً بیش از پیش در نوشتار و گفتار خویش می­اندیشیم.
گفتار و نوشتاری که «روان و ساده» باشد نشانه­ی توانمندی و دانایی است و از هر کسی ساخته نیست.
در این «نوشتار» کوتاه کوشیده­ایم تا:

• «نقش و اهمیّت گزارش­نویسی در سازمان» را بیان کنیم.
• «انواع، ارکان، اندازه و ابعاد گزارش­های گوناگون» و مشخّصات هر یک از آنها را بشناسیم.
• برای گزینش «عنوان»، «موضوع» و «متن» مناسب برای گزارش، راهکاری شایسته ارائه کنیم.
• مراحل «طراحی»، «آماده­سازی» و «بازسازی نهایی» یک گزارش رسمی را بررسی کنیم.
• درباره­ی «آیین نگارش» و شیوه­های نوشتن، تعریف نوشته، ساختمان و مراحل ساخت جمله و پاراگراف و ... توضیح دهیم.
• «ویژگی­های یك نوشته­ی خوب» (مشخّص بودن هدف، قاطعیت، روان و قابل درك بودن، تقسیم­بندی منطقی نوشته، داشتن نتیجه­گیری و جمع­بندی) را روشن سازیم.

• در زبان انگليسي؛ To Report همان «گزارش­دادن» است و از ريشه­ي لاتين Reportare به مفهوم «باز پس آوردن» يا «بازگشت اطلاعات» گرفته شده است.
• شرح و تفسیر نمودن بخشی از اطلاعات: Report: A Piece Of Information Describing
• گُزارش آن است كه از شرح، تفسير، بيان، تحليل مطالب و نيز علل مسائلي ويژه سخن بگويد.
• گزارش؛ «اطلاع­رساني سازمان­یافته یا ارائه­ي نظر مشورتی در موضوع يا امری است که بر مبنای آن اطلاع و نظر، تصميمي آگاهانه براي افراد امكان­پذير و فراهم گردد».